會議服務中心會議接待服務流程

瀏覽： 發布時間：2017-11-10

　　會前準備
 

　　(一)預訂會議

　　1、根據會議預約情況由機關服務中心及時落實會場，將會議時間、會場、人數等及時填寫會議安排預約單。會議預約單一份交物業，安排與會人員車輛出入通行事宜。會議結束后及時通知物業打掃會場衛生。

　　2、及時與主辦會議單位聯系銜接，并以傳真、書面等形式將會議要求落實事項，與會人員名單及會標名稱，予以確認，以便會場的準備和布置。

　　3、會議預約單復印后，一份交給服務員，一份交給音控，提前安排會前相關工作;一份留底存檔。有會標的會議，應告知會標制作人員按時制作會標;會標送達時應及時檢查文字是否準確，字體是否合適，長度、寬幅是否符合會場要求等。
 

　　(二)會場準備

　　根據會議預約情況，機關服務中心帶領服務員做好會議前的準備工作。

　　1、擺放席位牌。根據會議主辦單位安排的座位表擺放順序擺放好席位牌，若無具體座位表的，應協助會議主辦單位擺放，做到擺放準確整齊，無差錯。

　　2、擺放茶具。茶具根據會議人數提前擺放，茶葉在會前半小時才可以擺放。

　　3、小毛巾準備。主席臺和小型會議預備小毛巾籃、小毛巾。

　　4、清理桌椅。會場桌椅提前擺放整齊，并用濕毛巾擦拭干凈。

　　5、會標準備。有會標的會議，會前提前掛在指定位置，并認真檢查核對會標的內容是否正確。

　　6、空調準備。根據氣溫并結合節能要求，視情提前開啟空調，在會議開始前達到預定溫度。

　　7、變更調整。準備期間，會議預約單的內容如有變動的，由機關服務中心與會議主辦單位協調并及時調整會場布置。

　　8、核定確認。會場準備完畢后，機關服務中心通知會議主辦單位會場負責人查看會場準備情況，負責核對會場準備的席位牌(單位牌或姓名牌)等并對會場布置的總體情況予以確認。
 

　　會中服務
 

　　(一)服務人員。每場會議會場服務一般由1—2名服務員負責。大型會議或重要會議根據具體需要另行安排。會議開始后，首先檢查會議室的大門是否關閉，及時將大門關閉。

　　(二)小毛巾擺放：會前20分鐘擺放小毛巾，冬熱夏涼。如會議時間較長，中途(約2小時)更換一次小毛巾。

　　(三)盈水服務。

　　1、盈水順序：會議開始前15分鐘開始倒水，倒水順序從會議桌的末端開始，最后是主席臺。中途加水，主席臺應從中間主要領導開始依次斟倒。

　　2、動作要求：右手拿水壺，左手無名指和小指夾住杯蓋蒂頭，大拇指、食指和中指握住杯子的柄，倒水時水壺口和杯口離開約10公分，水倒八分滿。第一次倒完茶后，蓋子蓋上應與杯柄接觸處留一小縫隙，以示未飲用。

　　3、及時沖水：場內開水在第一次倒水空置后，應及時沖水。沖水由一名服務員完成，另一名服務員不得離開會場，以備場內會議服務需要。

　　4、續水要求：會議進行中續水原則上20分鐘一次，但應根據具體情況及時續水。續水時要輕拿輕放杯子，不可發出較響聲音影響會場。如會議進行時間較長，應視情給與會人員更換茶杯，以保持茶水濃度。到主席臺續水時不得有明顯的腳步聲。

　　(四)站位服務。會場實行站位服務，兩名服務員輪流在場內指定位置站立，20分鐘輪換一次。有保密要求或談話類會議、會談等除外。

　　(五)會議中，如有參會人員詢問相關事宜，應盡量予以幫助解決。

　　(六)會場服務時不做任何與會議服務無關的事，并將手機事先調成振動，不準手機上網聊天，不接聽與工作無關的電話，如有特殊情況需接聽電話，必須到會場外接聽。
 

　　會后處置
 

　　(一)會議結束后，服務人員要將會議預約單填寫完整，并交由會議主辦單位負責人簽名。

　　(二)會議結束，服務人員應及時告知機關服務中心，通知其他工作人員，集體整理會場。整理會場時要先檢查會議桌椅，發現有與會人員遺留物，應將物品保管好，并馬上告知機關服務中心或會議主辦單位。

　　(三)會場用品整理清洗：

　　1、會議用品(小毛巾、毛巾籃、茶杯、話筒、座位牌等)及時整理歸位。

　　2、茶具、小毛巾必須在當天整理清洗消毒處理，不可過夜。

　　3、茶杯包括杯蓋，必須要用專用布擦洗，茶具清洗后不能用手接觸杯口，要及時放入消毒柜進行消毒。

　　(四)會場清理結束，會場服務員要及時關閉燈、空調，確認無遺漏事項后，關閉電源，關好門窗。